ייצוא אנשי קשר מ-אאוטלוק לאקסל

מדי פעם אנו נתקלים בצורך לייצא אנשי קשר מתוכנת outlook לexcel,
ניתן בתהליך פשוט ומהיר לבצע את הייצוא.
ניתן לייצא לקובץ אקסל רגיל, או לייצא לקובץ מסוג CSV -ערכים מופרדים בטאבים, זהו קובץ טקסט שהסיומת שלו היא .csv,
ניתן לפתוח אותו בעורך טקסט -"פנקס רשימות", או באקסל- ואז ניתן לבצע עליו פעולות אקסל חלקיות, וניתן להפוך אותו לגליון אקסל רגיל.

תהליך הייצוא זהה ברוב גרסאות האופיס, לכן אסקור כאן את הייצוא באאוטלוק 2010 ובאאטלוק 2003:
תחילת התהליך שונה, ההמשך זהה:
ייצוא ב outlook 2003:
לוחצים "קובץ", ובוחרים באפשרות "ייבוא וייצוא" (דלג לשלב 4)
*במידה ולא רואים את האפשרות, יש ללחוץ על החץ הקטן בסוף תפריט "קובץ".

תפריט ייצוא קובץ באאוטלוק 2003
1.0

ייצוא ב outlook 2010:
1. נכנסים לאנשי קשר, ובתפריט העליון לוחצים קובץ.
לאחר מכן:
2. פתח (למרות שלא פותחים כאן כלום, זה המיקום של הפעולה..)

תפריט קובץ - פתח
תפריט קובץ-פתח

3. בוחרים יבא
4. בתפריט ייבוא בוחרים ייצוא לקובץ (האפשרות האחרונה בתפריט) – ולוחצים הבא

בוחרים ייצוא לקובץ
ייצוא לקובץ

כאן בוחרים באפשרות השניה- ייצוא לאקסל.
האפשרות הזו מייצאת את הרשימה לקובץ מסוג xls שניתן לפתוח עם כל גרסאות האופיס מאז 97. (*בגרסאת 2003 כתוב ייצוא לאקסל, לא מפורטת הגרסה(

צילום מסך של תפריט בחירת קובץ הייצוא
בחירת סוג קובץ לייצוא

5. בוחרים את התיקיה ממנה רוצים לייצא, אם אתם מנהלים מספר רשימות, אחרת פשוט השאירו את הסמן על התיקיה הראשית של אנשי הקשר

בחירת רשימה לייצוא מתוך אנשי הקשר
רשימת תיקיות לייצוא

*בשלב זה ניתן לבחור כ סוג תיקיה שהוא לייצוא, שימו לב שאתם בוחרים תיקיה שהיא תיקיית אנשי קשר.
6. נותנים שם לקובץ המייוצא
7. ניתן למפות את השדות המיוצאים ולבחור שמות כותרות עבורם, אחרת ייצא כמו ששמור באאוטלוק.
מספיק למפות רשומה אחת או לעבור על כמה ולבדוק שהייצוא יהיה בסדר שאתם רוצים, אך בכל מקרה- יהיה קל יותר לעשות את זה כאשר הקובץ כבר יהיה פתוח באקסל

התהליך לוקח כמה שניות או יותר, תלוי במחשב ובכמות אנשי הקשר.

טיפ חשוב לעסקים:
בהתאם לתיקון לחוק הבזק שנכנס לתוקף בסוף 2009, במידה ואתם רוצים לשלוח פרסומות ברשימות תפוצה, אתם חייבים לקבל את הסכמתם הנמענים מראש,
לכן לא מומלץ להעביר רשימות אאוטלוק למועדונים או רשימות תפוצה, אלא אם מראש הן נוהלו כך שהחברים בהן אישרו קבלת פרסומות.

24 תגובות על הפוסט “ייצוא אנשי קשר מ-אאוטלוק לאקסל

    • האופציה של יבוא נמצאת, רק בחלק מהגרסאות היא מתחבאת דווקא תחת ייצוא. אני מניח (תקן אותי אם אני טועה) שאתה עם אאוטלוק 2010, זו הדרך לייבוא:
      עמוד על תיבת הדואר הנכנס
      קובץ ->
      אפשרויות ->
      מתקדם ->
      לחץ על "יצא" (תחת כותרת "ייצוא") ->
      נפתח התפריט שבתמונה של שלב 4 בפוסט זה.
      אשמח אם תעדכן אם עבד או לא, ובמידה ולא – מה הגרסה שאתה משתמש.

      • כאשר האפשרות של ייבוא\ייצוא אינה זמינה (מופיעה באפור ולא ניתן ללחוץ)
        צריך לבדוק את שפת מערכת ההפעלה ושפת האופיס. הן צריכות להיות זהות, אחרת לא ניתן לייבא.
        וודא שהגדרות השפה של הווינדואז והאופיס זהות. כדי לאפשר ייבוא\ייצוא הן צריכות להיות שתיהן אותו הדבר
        אם עברית אז בשתיהן, ואם אנגלית אז בשתיהן.
        אם במחשב שלך כתוב "התחל" וכל הודעות המערכת בעברית,
        צריך לשנות גם באופיס-
        זה נמצא תחת תיקיית Microsoft office
        ומתחתיה Microsoft office tools \ כלי אופיס (יכול להיות שהיא בתוכה, לא בטוח)
        שם יש "העדפות שפה"
        תשנה שיהיה עברית כמו המערכת, או אם המערכת באנגלית תשנה שיהיה באנגלית.

  1. שלום ביקו!
    אני רוצה לייצא אנשי קשר לאקסל,
    העניין שיש לי באנשי תיקיות של אנשי קשר
    ואני רוצה לייצא רק 3 תיקיות מתוך כל אנשי קשר שלי.

    איך אני מייצאת תיקייה של אנשי קשר?
    תודה מראש

    • כנראה שתצטרכי לייצא 3 פעמים.
      בשלב הייצוא, ניתן לבחור מה ליצא.
      תסמני את התיקייה של אנשי הקשר שאת רוצה לייצא – למשל מה שבשלב 5 בתמונה של ההסבר כאן קוראים "ניסוי" תחת אנשי קשר,
      ותמשיכי הלאה עם הייצוא. זה אמור לעבוד, רק שלא ניתן לבחור כמה תיקיות ביחד.
      *אפשר תיקייה ראשית ואת כל מה שמתחתיה, או כל אחת בנפרד, אז את יכולה לשים את שלושת אלו שאת רוצה לייצא תחת תיקייה נפרדת, ואז לייצא אותה.

      • תודה,
        אבל משום מה, בשלב 5 אני לא יכולה לראות את התיקיות שבתוך האנשי קשר, הוא לא נותן לי לבחור מתוך האנשי קשר. (אין ליד האנשי קשר בשלב 5 +)

  2. אנשי הקשר שלי נמצאים בתיקיית backup ,רוצה להכניסם לפנקס הכתובות באאוטלוק 2010

    לכם אודה !!!

    • עודד שלום,
      אפשר לפתור את קובץ הגיבוי, ולהעביר את אנשי הקשר אל אנשי הקשר שלך.
      קובץ -> פתח -> יבא -> בוחרים יבוא מתוך תוכנית או קובץ אחרים -> בוחרים באפשרות קובץ נתונים של outlook
      (PST)
      בוחרים את קובץ הגיבוי ולוחצים המשך,
      נפתחות התיקיות שבקובץ הגיבוי – בוחרים את אנשי הקשר,
      ומסמנים לאן רוצים שזה ישחזר – לתיקיה ספציפית או לתיקיה שבה זה היה במקור.
      אנא עדכן אם עזר. :)

    • מיכל שלום,
      לא כתבת איזה אאוטלוק יש לך – אני מפרט כאן הוראות של יבוא אנשי קשר מקובץ אקסל לאאוטלוק 2010
      אם יש לך גרסה אחרת עדכני אותי.
      שלב ראשון- את קובץ האקסל שומרים בפורמט אקסל 97-2003. הסיומת שלו תהיה .XLS במקום .XLSX. (כך: קובץ -> שמירה בשם -> מתחת לשם הקובץ, בסוג, בוחרים Excel 97-2003 Workbook *.xls)
      צריך לסמן את כל התאים שאת רוצה להעביר לאאוטלוק, ולתת להם שם כך: בחירה בתפריט "נוסחאות", "הגדר שם" ופשוט תתני שם כלשהו לטווח התאים, למשל "אנשי קשר" ושמרי את הקובץ.

      לאחר מכן באאוטלוק:
      פותחים את תפריט קובץ ובוחרים "פתח" ובתוכו "ייבא"
      באשף הייבוא והייצוא שנפתח בוחרים "ייבוא מתוך תוכנית או קובץ אחרים"
      בתפריט הבא בוחרים Microsoft Excel 97-2003
      לוחצים הבא ובוחרים את הקובץ. בשלב הזה ניתן להחליט האם אנשי קשר שהמערכת תזהה כקיימים רק תעדכן אותם או תאפשר יצירת כפילויות, או תעדכן קיימים בפרטים החדשים.
      אם את לא בטוחה – עדיף שתאפשרי יצירת כפילויות ותמחרי אותו ידנית אח"כ.

      בשלב הבא את צריכה לבחור לאן צריך לייבא את הנתונים, בחרי את תיקיית אנשי הקשר אליה את רוצה לייבא את הנתונים (תיקיית אנשי קשר מופיעה עם אייקון של כרטיס ביקור)
      לאחר מכן הוא יציע לך לייבא את השם שנתת לטווח התאים לתיקיה שבחרת, תוכלי ללחוץ מיפוי שדות מותאמים אישית כדי להתאים כל שדה באקסל לשדא המקביל שלו באאוטלוק (מומלץ, כדי לוודא שאין טעויות)
      לאחר מכן לוחצים סיום, והפעולה מתבצעת.

      בהצלחה. :)

  3. קודם כל מחמאות על הבלוג המושקע…
    אני רוצא לייצא את רשימת אנשי הקשר ל GMAIL. לפי הוראותיהם צריך לייצא מאוטלוק לקובץ CSV, אבל כל השמות בעברית בקובץ מופיעים עם ???, השמות באנגלית תקינים.
    יש מקום לציין code page או משהו דומה?

    • תנסה לפתוח את הקובץ עם NOTEPAD (כתבן)
      אם שם זה נראה עם עברית ולא עם סימני שאלה- תבחר (מתוך הכתבן) קובץ -> "שמירה בשם" -> ליד כפתור "שמור" יש לחצן קידוד. תנסה לשנות ל UNICODE ואם זה לא עוזר אז ל UTF-8

      אם גם בכתבן זה לא מופיע כמו שצריך, יכול להיות שהאאוטלוק שלך לא חוקי והתקנת עליו שפה עברית?

  4. שלום רב

    1. ניסיתי לייצא לאקסל תיקייה שנמצאת בתיקיות ציבוריות ללא הצלחה אשמח לסיוע
    2. כאשר ניסיתי לייצא תיקייה אחרת לא ברור איפה נשמר עבורי הקובץ

    תודה מראש

    רעיה

    • רעיה שלום,
      את צריכה לוודא שיש לך הרשאות לייצא מהתיקיות הציבוריות,
      הקובץ נשמר איפה שאת בוחרת. אם את לא יודעת היכן – תחזרי על התהליך ותבחרי תיקייה בה את רוצה לשמור את הקובץ.

  5. תודה רבה!
    אני עושה ייצוא לאקסל ממפה את השדות שאני רוצה אבל הוא מוסיף לי לכתובת מייל עוד מילים כמו SMTP וכולו ואני לא מצליחה ביצוא להבין למה. ואיך אני גורמת לזה שזה לא יקרה?
    תודה

    • כנראה שכך הוא שמר לך את הנתונים .. תנסי לעשות חיפוש -> החלפה של החלק הלא תקין בכלום, ולראות אם התוצאה קריאה.
      אם תוכלי לשלוח צילום מסך או העתק הדבק של הטקסט הבעייתי בלבד זה יעזור.

  6. שלום ביקו,
    רקע: ברצוני להעביר את אנשי הקשר שלי מאאוטלוק 2010 לסמארטפון (אנדרואיד) ע"י יצוא לאקסל ויבוא לאנשי קשר שלי בג'ימייל (משם זה כבר מעדכן את הטלפון).
    הבעיה: כשאני מייצאת את אנשי הקשר מהאאוטלוק לקובץ אקסל (או csv) יוצאים מספרי הטלפון בפורמט לא רצוי (ללא האפס המוביל וחלקם בפורמט מדעי). איך ניתן לקבל את מספרי הטלפון בפורמט של מספר שלם רגיל עם האפס המוביל כך שלאחר ההעברה לטלפון, החיוג יתבצע בהצלחה?
    תודה מראש,
    שולמית

    • זה קשור בדרך התצוגה ושמירת הנתונים של האקסל,
      אני מציע להסתכל על הקובץ עם עורך טקסט רגיל ("כתבן" של וינדואז) ולראות אם הטור שמור עם או בלי 0 בתחילת המספר. יכול להיות שזו סתם תצוגה לא נכונה של אקסל.
      אם אכן חסר ה 0 בתחילת המספר בכל הטור – השיטה הקלה ביותר שנראית לי לתקן את זה,
      היא להוסיף טור מתוקן של מספרי טלפון כטקסט, עם נוסחה שתוסיף 0 לפני המספר, כך- נניח שבטור A שמורים הטלפונים ללא ה0.
      את מוסיפה טור B חדש, ובו הנוסחה:
      בתוך גרשיים אפוסטרוף והספרה 0
      לאחר מכן סימן &
      לאחר מכן TEXT ובתוך סוגריים A1 פסיק אפס :
      ="'0" & TEXT(C8,0)
      להריץ על כל הטור עד סופו, וכך תקבלי את המספרים כמו שצריך.
      סמני את הטור, העתק, הדבקה מיוחדת -> ערכים. זה אמור לעבוד.

  7. שלום,
    יצרתי קובץ של אנשי קשר באסקל ואני מעוניינת לייבא אותם לאאוטלוק , אני יודעת כיצד לבצע את הייבוא. העניין הוא שיש לי 15000 אנשי קשר ונותן לי לייבא לאאוטלןק רק עד 88 . האם לא ניתן להעביר את כל האנשי קשר? או שיש הגדרות מסוימות שאני יכולה לשנות?

    תודה רבה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים

תגי HTML מותרים: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>